De conformidad con el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la contratación del servicio «DeCA en Ruta» implica la aceptación por el cliente de las condiciones de encargo de tratamiento que se detallan a continuación, que vinculan al cliente (como responsable del tratamiento) y a Isla Cloud Solutions, S.L. (como encargada del tratamiento).
Partes
El responsable del tratamiento (el «cliente»):
- Razón social: (a rellenar)
- NIF: (a rellenar)
- Domicilio: (a rellenar)
- Persona de contacto a efectos de este contrato: (a rellenar)
- Fecha de aceptación (alta en el servicio): (a rellenar)
La encargada del tratamiento:
- Isla Cloud Solutions, S.L. (marca comercial «Isla Cloud»), NIF B88102579, con domicilio en Avda. de las Lagunas, 31, 28981 Parla (Madrid), España, inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, tomo 37662, folio 130, inscripción 1.ª, hoja M-671063. Contacto: info@islacloudsolutions.com · +34 91 088 96 13.
1. Objeto
El presente contrato regula el tratamiento de datos personales que Isla Cloud Solutions, S.L. realiza por cuenta del cliente como consecuencia de la prestación del servicio «DeCA en Ruta», en el que el cliente introduce datos personales de terceros (conductores y contrapartes, entre otros) para elaborar, entregar y conservar documentos de control administrativo del transporte (DeCA).
2. Duración
Este contrato de encargo tiene la misma duración que el contrato de prestación del servicio «DeCA en Ruta» suscrito entre las partes, y se extingue con él, sin perjuicio de lo previsto en la cláusula 8 sobre destino de los datos al finalizar la prestación.
3. Naturaleza y finalidad del tratamiento
Isla Cloud Solutions, S.L. tratará los datos, por cuenta del cliente, con la única finalidad de prestar el servicio «DeCA en Ruta»: alojar, generar, permitir modificar, entregar (por correo electrónico o mediante enlace de WhatsApp abierto por el propio usuario) y conservar los documentos DeCA del cliente, así como publicar el PDF resultante en una URL pública no adivinable para su descarga mediante código QR, en los términos configurados por el cliente.
4. Tipo de datos personales y categorías de interesados
- Tipos de datos: identificativos y de contacto (nombre, razón social, NIF, domicilio, correo electrónico, teléfono/móvil); datos del vehículo y del transporte (matrículas, envíos, observaciones); y, en el caso de conductores, sus datos de contacto (nombre, móvil, correo electrónico), utilizados exclusivamente para el envío del documento y que no figuran en el PDF del DeCA.
- Categorías de interesados: cargadores y contrapartes del cliente (personas de contacto de esas empresas), transportistas, y conductores del cliente o de sus subcontratistas cuyos datos de contacto se usan para la entrega del documento.
5. Obligaciones de la encargada
Isla Cloud Solutions, S.L. se obliga a:
a) Tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, incluida la configuración que el propio cliente realice en la aplicación, y no tratarlos para fines propios ni distintos a los aquí previstos, salvo que deba hacerlo por obligación legal, en cuyo caso lo comunicará al cliente previamente, salvo prohibición legal de informar.
b) Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido, de forma expresa, a respetar la confidencialidad o están sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza legal o estatutaria.
c) Aplicar las medidas técnicas y organizativas del artículo 32 RGPD, entre ellas, a fecha de este contrato:
- Cifrado de las comunicaciones en tránsito mediante TLS 1.2 o superior.
- Aislamiento de los datos de cada empresa cliente en la base de datos mediante seguridad a nivel de fila (row-level security).
- Almacenamiento de contraseñas mediante funciones de hash, nunca en texto claro.
- Control de acceso basado en roles (Administrador, Operador, Conductor).
- Copias de seguridad periódicas.
- Registros de actividad de la aplicación (quién hizo qué y cuándo).
d) No subcontratar ningún tratamiento con terceros sin la autorización del responsable. A fecha de este contrato, Isla Cloud Solutions, S.L. no recurre a ningún subencargado del tratamiento (la aplicación se aloja en servidores propios de Isla Cloud Solutions, S.L. en España y el envío de correo se realiza mediante SMTP propio). El cliente autoriza con carácter general que, en el futuro, Isla Cloud Solutions, S.L. pueda incorporar subencargados, siempre que le informe con antelación de cualquier incorporación o sustitución, dando al cliente la oportunidad de oponerse a dicho cambio en un plazo razonable. Si se incorporase un subencargado, Isla Cloud Solutions, S.L. le impondrá, mediante contrato, las mismas obligaciones de protección de datos aquí establecidas.
e) Asistir al cliente, mediante las medidas técnicas y organizativas de que disponga, en la atención de las solicitudes de ejercicio de los derechos de las personas interesadas (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad).
f) Asistir al cliente en el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad, notificación de violaciones de seguridad, evaluación de impacto y, en su caso, consulta previa a la autoridad de control, teniendo en cuenta la información de que disponga. En particular, Isla Cloud Solutions, S.L. notificará al cliente cualquier violación de la seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento, sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las 72 horas siguientes, facilitando la información de que disponga para que el cliente pueda, en su caso, notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos y a los interesados afectados. Isla Cloud Solutions, S.L. colaborará igualmente con el cliente, en la medida en que le sea razonablemente exigible, si este necesita realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) sobre el tratamiento objeto de este contrato, así como si, a resultas de dicha evaluación, el cliente debe efectuar la consulta previa a la Agencia Española de Protección de Datos prevista en el artículo 36 RGPD.
g) Poner a disposición del cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones de este contrato, y permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por el cliente o por un auditor autorizado por este, previo aviso razonable y sin perjuicio de la operativa normal del servicio para el resto de clientes.
6. Destino de los datos al finalizar la prestación
Una vez finalizado el servicio, Isla Cloud Solutions, S.L., a elección del cliente, devolverá o suprimirá los datos personales tratados por cuenta del cliente, y suprimirá las copias existentes, salvo que deba conservarlos por obligación legal.
Esta obligación se entiende sin perjuicio de:
- La conservación mínima de un año de cada DeCA que la normativa sectorial impone al cliente como responsable del tratamiento y del propio documento, plazo que Isla Cloud Solutions, S.L. respetará aunque el contrato de servicio haya finalizado.
- El mantenimiento del enlace público de descarga del DeCA (https://decaenruta.com/d/<token>) hasta la fecha en que la normativa aplicable permita retirarlo, y en todo caso no antes del fin del servicio de transporte correspondiente más siete días naturales ni después de 3.650 días (10 años) desde esa misma fecha, plazo máximo configurable por el cliente dentro de ese margen. Transcurrido el plazo aplicable, Isla Cloud Solutions, S.L. retira automáticamente el enlace mediante un proceso periódico, sin perjuicio de que el PDF y sus datos se sigan conservando conforme al párrafo anterior.
7. Datos de contacto para el ejercicio de derechos por los interesados
Las solicitudes de las personas interesadas relativas a los datos tratados al amparo de este contrato podrán dirigirse al cliente, como responsable del tratamiento, o a Isla Cloud Solutions, S.L. (info@decaenruta.com), quien las trasladará al cliente sin dilación indebida para que este resuelva conforme a sus obligaciones como responsable.
8. Aceptación
La aceptación de este contrato se realiza mediante una acción expresa e inequívoca del cliente (marcar la casilla de aceptación correspondiente) durante la contratación o el alta en el servicio «DeCA en Ruta», quedando registrada la fecha y hora en que se produce.