Cuánto tiempo conservar el DeCA y cuándo se puede retirar su enlace

Dos plazos que no hay que confundir

Con el DeCA digital conviven dos plazos que se suelen mezclar:

El enlace es la cara del DeCA hacia la carretera; el archivo, su memoria. Cuando el enlace se retira, el documento no desaparece: sigue guardado y el año sigue corriendo.

El enlace del QR: activo todo el servicio y retirable pasados 7 días naturales

La URL del QR la construye quien genera el DeCA. Puede llevar tokens o claves de expiración, pero siempre «garantizando en todo caso que este no expire antes de la finalización del servicio» (Resolución de 05/06/2026, apdo. tercero.2). Mientras dura el servicio, el agente tiene que poder descargar el PDF directamente al abrir la URL, sin credenciales ni botones de descarga (apdo. tercero.3 y tercero.4).

Terminado el servicio, la norma da margen:

• Son días naturales: cuentan sábados, domingos y festivos.
• Dice «se podrá»: es un permiso, no una obligación. Puedes dejar el enlace activo más tiempo, pero no desactivarlo antes.

En DeCA en Ruta eliges en Ajustes cuántos días sigue activo el enlace tras el fin del servicio, con un mínimo de siete. Cumplido el plazo, se retira solo. Lo ves paso a paso en el recorrido de la portada.

El archivo: al menos un año, para el cargador y para el transportista

La obligación está en la Orden FOM/2861/2012:

La Resolución de 05/06/2026 la concreta para el formato electrónico y dice quién la cumple:

• «Al menos» es un suelo. Puedes guardarlo más.
• Guarda el PDF tal cual. La Orden admite cualquier soporte si la información está completa y es legible (art. 9.2), pero la Resolución habla de conservar los ficheros electrónicos, que llevan como metadatos la fecha y hora de creación y de modificación (apdo. segundo.1). Lo prudente es guardar el PDF original, no una captura ni una impresión.
• El inicio del año no está regulado. Un criterio prudente es contarlo desde la fecha más tardía entre la del transporte y la del fin del servicio. Es el que sigue DeCA en Ruta.

Cada uno con su repositorio o con el del otro

El archivo puede estar en el mismo repositorio que sirve el enlace del QR o en otro (apdo. segundo.4). Y en mercancías no hace falta que cada parte tenga su propia copia:

Si el transportista genera el DeCA, el cargador cumple si puede descargarlo durante ese año, y al revés. Ojo: esa descarga no tiene por qué ser la del QR. Si el enlace del QR se desactiva a los siete días, el otro necesita otra vía hasta cumplir el año.

DeCA en Ruta envía el DeCA al conductor por WhatsApp o email, y una copia al cargador con un enlace de archivo que dura un año, distinto del enlace del QR.

Las versiones también se conservan

Si un dato cambia durante el servicio, hay dos métodos para modificar el DeCA (Resolución, apdo. quinto):

1. Modificar el PDF existente. Se añaden los datos nuevos y el motivo, y los antiguos quedan marcados. La URL y el QR no cambian, y el fichero ya lleva dentro toda la historia.
2. Generar un PDF nuevo, con otra URL y otro QR. Y el original también se guarda:

La norma no fija plazo propio para ese original: lo prudente es guardarlo con el resto.

En DeCA en Ruta, cada modificación pide motivo y crea una versión nueva con el mismo enlace y el mismo QR; en el PDF, lo anterior queda marcado «NO VÁLIDO». Se guarda cada versión con su PDF y cada cambio con su motivo, autor y hora. Más en cómo modificar el DeCA en ruta.

¿Y si el viaje no se hace? La anulación no está regulada ni en la Orden ni en la Resolución. En DeCA en Ruta, anular pide motivo y crea una versión «ANULADO» en el mismo enlace, que se conserva como las demás. Es una práctica del producto, no una obligación legal.

Un ejemplo con fechas

Transportes Ejemplo Norte, S.L. hace un porte para Cargador Ejemplo, S.L. de Coslada (Madrid) a Valladolid, con el DeCA 000124.

1. 05/10/2026, 07:30. Se emite la versión 1, con la tractora 9876 KPR.
2. 05/10/2026, 09:10. La tractora se avería. Se cambia la matrícula a 4821 LMN, con motivo. Versión 2, mismo enlace y mismo QR.
3. 05/10/2026, 18:40. Termina el servicio. Empiezan a contar los siete días naturales.
4. 12/10/2026. Es el séptimo día natural desde el fin del servicio. Al terminar ese día, la norma ya permite retirar el enlace. Con el mínimo de siete días, DeCA en Ruta lo mantiene activo hasta el 12/10/2026 a las 23:59:59 (hora de Madrid).
5. 13/10/2026, 03:15. El enlace del QR se retira solo. El DeCA sigue guardado.
6. 05/10/2027. Hasta entonces, como mínimo, se conservan las dos versiones. Cargador Ejemplo puede descargarlas con su enlace de archivo.

No conservarlo también es infracción

La LOTT no solo sanciona que falte la documentación de control. En la misma infracción grave incluye no conservarla:

Según el texto de la LOTT, ese es el tipo aplicable a no conservar el DeCA, con multa de 401 a 600 € (art. 143.1.d). Más detalle en multa por no llevar el DeCA.

El archivo, además, te protege. Si el DeCA no va a bordo, el cargador contractual queda eximido si prueba que lo emitió (Orden FOM/2861/2012, art. 7.1). El PDF guardado, con su fecha y hora de creación, es la forma más directa de acreditarlo.

Esta guía explica la norma; no es asesoramiento jurídico. DeCA en Ruta no es un documento oficial de la Administración.