Un DeCA relleno, campo a campo: qué va en cada casilla y los errores típicos

El caso: DeCA 000124

Cargador Ejemplo, S.L. contrata a Transportes Ejemplo Norte, S.L. un porte de 3.500 kg de material de construcción de Coslada (Madrid) a Valladolid, para el 05/10/2026. Lo hace la tractora 9876 KPR con el semirremolque R 5678 BCD. No lleva autorización especial. Los NIF, B12345674 y B76543214, y el domicilio son de ejemplo.

Los datos del art. 6, campo a campo

La Orden fija un mínimo:

Además de esos datos, el PDF lleva arriba a la derecha el QR con el enlace, el N.º 000124 y la versión 1. A la izquierda, el título, el estado («Emitido»), quién lo emite y la fecha y hora de creación. Y en el pie, el número, la versión y la conservación mínima de un año. En la app son opcionales los bultos, el destinatario y la descripción de la carga de cada envío, además de las observaciones. El conductor tampoco va en el PDF.

Paso a paso en DeCA en Ruta

1. Cargador contractual: búscalo en tus clientes. Si no está, pulsa «¿No está? Añadir cliente» y escribe razón social, NIF y domicilio. El NIF se comprueba mientras escribes. Si subcontratas, aquí va tu propia empresa.
2. Transportista efectivo: sale tu empresa. Solo lo cambias, con «Cambiar», si subcontratas: entonces el subcontratista es el transportista efectivo y tu empresa pasa a ser el cargador contractual (paso 1).
3. Fecha del transporte: sale la de hoy. Cámbiala si el transporte es otro día.
4. Conductor (opcional): sirve para enviarle el PDF. Sus datos no van en el PDF.
5. Tractora y semirremolque: escribe las matrículas. La app exige la de la tractora. La del semirremolque no la pide, pero si es un conjunto articulado tienes que ponerla. La app comprueba el formato; si son extranjeras, lo marcas y vale el formato libre.
6. Autorización especial: solo si el vehículo la necesita.
7. Envíos: origen, destino, naturaleza y peso en kg. Si no se puede pesar, pulsa «No se puede pesar» y escribe otra magnitud, por ejemplo 12 m³.
8. Observaciones, si hacen falta.
9. Vista previa del PDF: el borrador sale marcado «BORRADOR» y sin QR. Si está bien, pulsa «Emitir DeCA»: al emitirlo recibe su número y su QR.

Errores típicos

Son los que se deducen de la norma y de lo que comprueba la app, no una estadística.

Cargador y transportista al revés. El transportista efectivo es el titular de la autorización con la que se hace el porte, y el cargador contractual, quien contrata directamente con él (art. 4). No tiene por qué ser el dueño de la mercancía. Más en quién emite el DeCA.

Subcontratar y no cambiar el transportista. Si el transportista A subcontrata el porte al B, el efectivo es B y A pasa a ser el cargador contractual (FAQ del Ministerio). En DeCA en Ruta, usa «Cambiar» en «Transportista efectivo» y pon a tu empresa como cargador contractual (si no está en tus clientes, añádela con «¿No está? Añadir cliente»).

Dejar sin domicilio al cargador. El art. 6.a lo pide para el cargador contractual; para el transportista efectivo, no. DeCA en Ruta no deja emitir sin el domicilio del cargador: complétalo en su ficha de cliente.

Un NIF con el dígito mal. DeCA en Ruta comprueba el dígito de control de los NIF españoles y avisa con «El dígito de control no coincide. Revisa el número.» En una empresa extranjera, que se marca aparte, no se comprueba.

Usar «otra magnitud» por comodidad. El peso es lo normal; la otra magnitud es para cuando no se puede determinar:

Poner solo la tractora. Si es un conjunto articulado, van las dos matrículas:

En la app, la matrícula de un remolque española empieza por R, como R 5678 BCD.

Poner la fecha de emisión en vez de la del transporte. El art. 6.f pide la «Fecha de realización del transporte del envío de que se trate». DeCA en Ruta propone la de hoy: si emites con antelación, cámbiala. Y el DeCA tiene que crearse antes de que empiece el servicio (Resolución, apdo. primero.2).

Mezclar cargadores en un mismo DeCA. Se pueden agrupar varios envíos solo si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos (Resolución, apdo. sexto.1). DeCA en Ruta admite hasta 100 envíos por DeCA.

Corregir a mano un papel ya emitido. No cuenta:

Si un dato cambia, el DeCA se modifica con motivo: lo contamos en modificar el DeCA en ruta.

Esta guía explica la norma; no es asesoramiento jurídico. DeCA en Ruta no es un documento oficial de la Administración.